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群策群力六步法 —行动学习项目启动会操作精要

 

来源:王育梅∣AACTP美国培训认证协会中国区主席

通用前CEO杰克韦尔奇曾经说过,没有行动学习的培训,在GE是不会获得审批通过的。围绕行动学习作为培训项目的核心,在通用,形成了五阶段领导力开发项目,得到全面推行,成为管理梯队发展领导力的最佳工具。每年,杰克韦尔奇都会参加在韦尔奇领导力发展中心的领导力开发项目。

GE针对高级项目经理的BMC(BusinessManagement Course)培养项目

从这个项目的我们进一步分析可以看到,行动学习项目分为三个阶段:

第一阶段,学习。或称传统培训,以提升学员的知识技能态度为主要目的,时间在第一周及第二周。

第二阶段,分析。项目团队建立及分析实际业务问题,形成问题解决的实施方案。实践在第三周及第四周。

第三阶段,实践。项目团队深入业务现场,实际解决问题,并将问题的最终解决成果进行总结。时间在6-8个月。

这就是GE领导力培养项目的框架,也是行动学习项目的主要组成。结构并不复杂,重要的是:通过系列的培训学习后,项目团队能形成有效的实施方案,并最终达到解决实际业务问题的成效。这是项目成败的关键。

群策群力项目启动会,帮助GE在培养项目中实现从学习到解决实际业务问题的转化。群策群力,是通用组织发展和变革最强有力的工具之一。然基于通用的企业文化与发展阶段形成的群策群力的方法,比较复杂细致,放到其他的组织中,并不一定能全盘适用。

笔者就多年行动学习项目操作的经验,与大家分享:群策群力六步法操作精要。

1愿景

聚焦于行动学习课题,如果实现了,我们会看到什么景象?

操作方法

要求团队通过绘画的方式,描绘项目成功后的景象。

成年人习惯了通过文字进行描述,当引导团队进行绘画时,出现团队不知道怎么画,甚至大部分人坐着不动的现象,是正常的。作为促动师在这个时候不需要着急,只要鼓励每个成员拿起彩笔尝试即可,绘画是具有感染力的,团队需要时间慢慢打开。

心法解读

一个组织,企业,是有愿景的,有梦想的,但愿景是高管的还是所有人的,往往决定了实现的可能性。所以当一个团队要解决问题,首先要让所有人都能看到:项目成功对每个人意味着什么,有什么价值。通过绘画的方式,更容易激发参与者积极的情绪。

2SWOT分析

理性分析项目成功的可能性。

操作方法

围绕项目目标,团队成员使用SWOT作为分析工具,讨论项目的现状。优势(Strength)、劣势(Weakness)都是组织机构的内部因素,可以从管理、组织机构、客户基础、财务状况、研究与开发、运作、市场及营销、发货及商务等维度对项目进行分析。机会(Opportunity)和威胁(Threat)都是从组织机构的外部因素来进行分析,来自于超出了你可控制范围内力量、问题、趋势、事件。

心法解读

首先是共识。每个人都是独一无二的个体,有个各自的经验和背景,看待和分析问题的角度各有不同,就像半杯水,有些人会说还有一半是空的,有些人会说已经半满了。以小组为单位对项目现状进行分析,能促进团队的系统思考能力,让所有成员看清同一景象。

其次是关键因素。在进行SWOT分析时,是泛泛的写,还是找到了影响项目目标达成的关键因素,直接影响团队对项目现状真实理解?

经常我会看到团队在“威胁”里面写“国家政策管控,经济下行”。写得非常的宽泛,对项目的现状没有任何的实际意义,我们要弄清楚的是:是什么政策?如何影响到了我们的项目?影响有多大?对比同行业类似项目,对我们的影响更大还是都一样?

中国人的思维,喜欢跳跃,喜欢概括,从这点上,是促动师引导此环节的难点。SWOT分析的作用是分析项目现状,让团队看到同一景象,根据不同的项目课题,有很多可供选择的分析方法或者模型,都可以使用,万法归宗——有用的方法最有效。

3承诺

操作方法

每个小组写出集体对于项目的承诺,要求易操作、易监督、惩罚性和娱乐性兼具。

心法解读

一个需要团队共同努力实现的挑战项目,在实施的过程中,肯定会遇到各种的困难,管理者与领导者的最大区别:不是在管理的方法和工具上,而是能否带领团队;不是基于命令的管理,而是基于承诺进行管理,充分调动团队每一个成员对完成目标的信心与承诺。项目是领导的项目,还是大家的项目,从团队承诺的内容,即可看出团队凝聚力及对完成目标的信心,是尽力而为还是权力以赴?真正的领导力是基于承诺的管理。

4关键行动(团队共创法)

操作方法

团队共创法也成为卡片法,包含以下操作步骤:

1、头脑风暴。团队成员每人写下可帮助达成目标的具体的关键行动。促动师要给予充分的时间让每个人思考并书写,鼓励成员尽可能多写,过程关注每个人写的内容是否具体,给予适当的指导。

2、排列组合。促动师将所有人写的关键行动收集在一起打乱后,带领团队进行排列组合,意思相近的贴一列,意思不同的横着贴。最终形成的总列数在3-7列之间。

3、提炼中心词。以动宾结构给每列命名,字数不超过7字。通过命名,让各列卡片进一步清晰区分;字数越少便于记忆;通过动宾格式命名后,形成了3-7个行动策略。

4、行动模型:行动策略的结构化表现,用模型呈现中心词之间的联系,常用的模型有靶心图、流程图、紧急重要矩阵等。

心法解读

参与感,有参与才有意愿,有贡献才有成就感。

雷军说:小米买的就是参与感。

团体动力学代表人物库尔特.勒温说,个体态度的改变依赖于他参与群体活动的方式。

现代管理学之父彼得.德鲁克说,提问引发思考,告知引发争辩。

在团队共创的过程中,有些人,通常是领导,可能对项目的理解更全面,对问题解决有清晰的思路,但大部分人看到的是自己看到部分,是片面的,跳跃的,单个的事件或工作。领导直接告诉员工该怎么做,下一步员工可能就和领导辩:我看到的不是这样的,或者雁过无痕。把团队每个成员都调动起来充分参与了,即使最终形成的方案和领导已有的设想一样,员工对方案的理解和认同程度,已大有不同。人是愿意改变的,只是不愿意被改变。

5行动计划

操作方法

先“领养孩子”(孩子就是团队共创过程中产生的各个行动策略),将项目成员分成小组负责各行动策略,形成各个行动策略小组,学员可主动要求成为某个行动策略的行动学习小组的组长;再“制定计划”,每个小组再根据计划模板制定行动方案;最后汇总成为项目完整的行动计划。

一般而言,所有企业都会做计划,但所做的计划都是可行的么?计划的实施步骤和细节,包括需要资源等,考虑清楚了么?如何检验计划是否实行了,有没有客观的衡量标准?

心法解读

自动自发。过往往往是领导制定计划,下属执行计划,现在由大家来共同制定计划,实现从“要我做”到“我要做”的转变,制定的计划,不在是领导的,他人的,而是自己的,这样的计划,更能实现,这就是自动自发执行力的关键。21世纪的管理,不再是依靠“一颗聪明的脑袋”带领着一群“勤奋的手脚”所能实现的,要充分发挥团队每个成员的聪明智慧,方能应对快速变化的环境。

6城镇会议

操作方法

项目组全体成员参与汇报全过程,各小组汇报行动计划,由专家和高管质疑、提问,确认小组计划的可行性,现场确认项目计划是否获得批准,如批准,则领导根据小组计划提供相应的支持和资源,并做总结陈词。

心法解读

快速决策与授权。城镇会议(TownHall Meeting),有人说城镇会议是美国民主的基石,是一种民主的体现。城镇会议的目的,是面向项目的决策者、执行者和关联部门的负责人项目信息的共享,并将每个项目的行动计划、资源调配交给项目的执行者,并要决策者在现场做出决定。通过民主开放的沟通方式,将所有项目因素摆在台面,达到快速决策与授权的效果。

通过群策群力六步法,在实际操作中仅需要1-2天的时间,通过愿景——现状——承诺——共创——计划——决策六个步骤,就能针对企业中复杂的、跨部门的、综合的业务问题(如业绩提升,成本挖潜、生产效率、服务满意度等),调动团队的积极性,形成行之有效的行动计划,是非常高效的项目启动会流程与方法。

 

来源:王育梅∣AACTP美国培训认证协会中国区主席





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